我們平時在工作或是生活的時候，都會有需要錄入數(shù)據(jù)的時候。但是錄入數(shù)據(jù)格式老是不規(guī)范，又要我們手動去改格式，非常麻煩，而且手動錄入數(shù)據(jù)也很麻煩，要花費(fèi)很長時間。今天小編就為大家?guī)砹薟PS錄入數(shù)據(jù)的小技巧。

一、錄入序列

錄入數(shù)字、日期、含數(shù)字內(nèi)容時，可以拖拽或雙擊單元格右下角填充柄“+”，直接生成一列或一行序列：

“序列”另外一個好用的地方是：可自定義。

比如說我們經(jīng)常要輸入公司所有部門，那可以自定義一個“部門序列”，每次只要動動鼠標(biāo)，1 秒就填充好了所有內(nèi)容，不會漏掉也不會錯：

自定義序列方法：點(diǎn)擊左上角的文件—選項—自定義序列，按下圖添加即可。

二、批量錄入相同內(nèi)容

如果多個單元格（可以不連續(xù)）要輸入相同內(nèi)容，選中要輸入的單元格，直接編輯好內(nèi)容后按「Ctrl+回車」批量錄入。

三、批量錄入不同內(nèi)容

如果需要批量錄入不同內(nèi)容怎么辦？

方法：選中單元格—按Ctrl+G—選擇空值（定位空單元格）—輸入“=E5”—按Ctrl+回車

這其中的=E5，其實(shí)是公式的意思，就是讓定位到的每一個單元格的值，都等于其上方單元格的值。

四、復(fù)制批量錄入

「Ctrl+D」快捷鍵可以把上面單元格內(nèi)容，快速復(fù)制到選中的單元格。

同理，它的兄弟快捷鍵「Ctrl+R」，可以把左面單元格內(nèi)容，快速復(fù)制到當(dāng)前單元格。

五、下拉列表

下拉列表的好處：

① 不用敲鍵盤，鼠標(biāo)選擇選項就可以填寫；

② 數(shù)據(jù)規(guī)范，不會輸錯成其它內(nèi)容。

下拉列表制作也很簡單。選中部門這一列，點(diǎn)擊「數(shù)據(jù)—有效性」，打開數(shù)據(jù)有效性對話框，選擇序列，然后在來源里拾取部門列表。

操作步驟：

六、限制輸入長度

對于固定長度的內(nèi)容，比如 11 位手機(jī)號、身份證號碼等，不小心多輸也不易發(fā)現(xiàn)。但是，如果我們限制了輸入字符的長度，就再無后顧之憂了！

限制字符長度方法如下圖：

如果設(shè)置最小值、最大值為不同數(shù)值，還可將輸入字符長度限制在某范圍內(nèi)。

七、數(shù)字分段顯示

如下圖效果，我們讓輸入的11位手機(jī)號碼自動顯示成 3-4-4 的樣式了，特別好辨認(rèn)！

手機(jī)號碼分段顯示方法：選中單元格區(qū)域，按「Ctrl+1」，設(shè)置數(shù)字格式類型輸入「000-0000-0000」即可。

其他的數(shù)字類型內(nèi)容，都可以用 000-000 的數(shù)字格式類型來分段，0 代表數(shù)字占位，幾個0就代表幾位數(shù)字，- 是分割符號，也可以用空格或其它符號代替。

八、輸入分?jǐn)?shù)

在表格里如果直接輸入分?jǐn)?shù) 2/3，會發(fā)現(xiàn)立馬變成就 2 月 3 日。這是因為表格默認(rèn) m/d 的形式為日期，而非我們認(rèn)知上的分?jǐn)?shù)。

分?jǐn)?shù)正確的輸入方法是：先輸入“0+空格”，再輸入2/3。